DOCUMENTS LÉGAUX

Licences scolaires

Conditions particulières pour les écoles et institutions

Conditions particulières : licences scolaires et institutionnelles

Version du 6 octobre 2026

Éditeur : HelloProg Sàrl, Rue Caroline 2, 1003 Lausanne, Suisse

Ces conditions particulières complètent les conditions générales d’utilisation et de vente de Calmenta pour les licences destinées aux écoles, enseignants, organismes de formation, collectivités et autres institutions.

1. Objet et hiérarchie contractuelle

Les présentes conditions régissent les licences de Calmenta destinées aux écoles, enseignants, organismes de formation, collectivités et autres institutions. En cas de contradiction, l’ordre de priorité est : (1) devis ou contrat expressément accepté ; (2) présentes conditions ; (3) CGU générales Calmenta. Les règles impératives prévalent.

2. Types de licences

HelloProg peut proposer des offres par élève, classe, enseignant, appareil, établissement, groupe d’établissements ou autre unité explicitement définie dans l’offre. Le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités et le périmètre d’utilisation sont exclusivement ceux de l’offre acceptée. HelloProg demeure libre de créer ou modifier des offres pour les souscriptions futures.

3. Souscription et habilitation

Le client est l’entité désignée dans la commande. La personne qui contracte déclare être autorisée à engager cette entité. Le prix, la durée, les dates, le volume, le renouvellement et la résiliation sont présentés avant conclusion du contrat. HelloProg peut conserver la preuve de la commande et de la version des conditions acceptées.

4. Durée : année scolaire

Sauf mention contraire de l’offre, la licence couvre une année scolaire. Les dates de début et de fin sont celles indiquées dans la commande, selon le pays ou le calendrier retenu. Une souscription en cours d’année peut couvrir uniquement la période restante si cela a été clairement annoncé avant achat.

5. Reconduction automatique

Sauf disposition contractuelle particulière contraire, la licence est reconduite automatiquement pour l’année scolaire suivante. La date et les conditions de renouvellement sont indiquées à la souscription. Le renouvellement porte en principe sur le même périmètre, sous réserve d’une modification valablement convenue. Les rappels préalables et éventuels accords requis sont respectés lorsqu’imposés par la loi. Les modifications de prix ne s’appliquent que suivant les règles applicables.

6. Résiliation sur le site

Le client peut désactiver la reconduction automatique depuis l’espace de gestion des licences sur https://calmenta.app. Sauf règle impérative contraire, la demande est possible à tout moment avant l’échéance contractuelle annoncée ; elle prend effet à la fin de la période en cours. L’accès est normalement conservé jusqu’à cette date et une confirmation est délivrée. La suppression de l’application ne résilie pas le contrat. Aucun remboursement proratisé n’est automatiquement dû pour une période déjà payée, sous réserve de la loi et des engagements spécifiques.

7. Facturation et impayés

Le prix résulte du devis, de la commande ou du contrat, taxes comprises ou non selon les mentions exigées. En cas d’impayé, HelloProg peut demander la régularisation et suspendre les droits concernés après les formalités requises, sans préjudice de ses recours légalement admis.

8. Utilisateurs autorisés et interdictions

Les accès sont réservés aux élèves, classes, appareils ou entités compris dans le périmètre acheté. Le partage avec des établissements tiers, la revente, la duplication et la mutualisation destinée à contourner les limites de l’offre sont interdits. L’établissement prend des mesures raisonnables pour administrer les droits d’accès.

9. Changements d’effectifs

Les extensions de périmètre peuvent nécessiter un complément de paiement accepté. Une diminution d’effectifs pendant une période déjà facturée n’ouvre pas automatiquement un droit au remboursement rétroactif, sauf contrat ou loi contraire. Des adaptations commerciales peuvent être convenues.

10. Vérification du respect de la licence

En cas d’indices objectifs de dépassement, HelloProg peut demander des informations proportionnées et pertinentes sur l’utilisation des licences. Ceci ne lui donne aucun droit d’accès général aux systèmes des écoles ou aux données personnelles des élèves. Un dépassement établi peut faire l’objet d’une demande de régularisation.

11. Responsabilité pédagogique

Calmenta est un outil d’entraînement complémentaire, sans garantie de résultat scolaire ni de conformité à chaque programme. L’établissement conserve la responsabilité de l’encadrement et des choix pédagogiques ; HelloProg conserve ses obligations propres de sécurité et de conformité.

12. Données des élèves

Chaque partie est responsable des traitements qu’elle détermine et de ses obligations légales. Si HelloProg traite des données personnelles pour le compte de l’établissement, les parties concluent, lorsque nécessaire, un accord spécifique de traitement des données, décrivant notamment les finalités, mesures de sécurité, sous-traitants et modalités de restitution ou suppression. La politique de confidentialité générale doit refléter les traitements effectivement réalisés.

13. Disponibilité et évolution du service

Les modalités techniques et fonctionnalités peuvent évoluer pour des raisons légitimes, sans priver arbitrairement le client de ses droits contractuels et légaux. Aucun fonctionnement ininterrompu ni prise en charge perpétuelle des anciens appareils n’est garanti. Un arrêt anticipé reste soumis aux obligations de réparation et aux stipulations particulières applicables.

14. Manquement et suspension

En cas d’usage frauduleux, de violation grave ou d’impayé, HelloProg peut adopter des mesures proportionnées, avec possibilité de régularisation lorsqu’elle est appropriée. Elle peut exercer les recours contractuels et légaux correspondants.

15. Propriété intellectuelle

Le logiciel et ses contenus restent la propriété de HelloProg ou de ses ayants droit. La licence permet seulement l’utilisation pédagogique dans les limites achetées ; elle n’autorise ni transfert du code ni redistribution commerciale.

16. Responsabilité

Dans les limites légales, les dommages indirects ne sont pas indemnisés et la responsabilité contractuelle pécuniaire de HelloProg peut être plafonnée aux sommes effectivement versées pour le contrat pendant les douze mois précédant le fait générateur. Le plafond ne vaut pas lorsque la loi interdit une limitation, notamment pour faute intentionnelle ou faute grave.

17. Fin de contrat et conservation des données

À l’échéance sans renouvellement, les accès payants cessent. Le sort des données est régi par les textes applicables, la politique de confidentialité et les éventuels accords de traitement ; aucune suppression immédiate ou conservation perpétuelle n’est présumée.

18. Modification des conditions

Les modifications des conditions pour les futurs achats peuvent être décidées par HelloProg. Une modification affectant un contrat en cours respecte les stipulations acceptées et les obligations légales.

19. Droit applicable et litiges

Le droit suisse régit les contrats, sous réserve des règles impératives. Pour les litiges entre professionnels, les juridictions de Lausanne sont compétentes dans la mesure où une clause de for est valable et sauf stipulation contractuelle différente. Les parties peuvent rechercher une solution amiable sans restriction des recours légaux.

20. Contact

HelloProg Sàrl, Rue Caroline 2, 1003 Lausanne, Suisse
contact@calmenta.app · https://calmenta.app

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Specific terms: school and institutional licences

Version of 6 October 2026

Publisher: HelloProg Sàrl, Rue Caroline 2, 1003 Lausanne, Switzerland

Contact: contact@calmenta.app

Website: https://calmenta.app

These specific terms supplement the Calmenta terms of use and sale for licences intended for schools, teachers, training organisations, public authorities and other institutions. This English text is a translation of the French terms dated 6 October 2026.

1. Purpose and contractual hierarchy

These terms govern Calmenta licences intended for schools, teachers, training organisations, public authorities and other institutions. In the event of conflict, the order of precedence is: (1) the expressly accepted quote or contract; (2) these terms; (3) the general Calmenta terms. Mandatory rules prevail.

2. Types of licences

HelloProg may offer licences per pupil, class, teacher, device, school, group of schools or any other unit explicitly defined in the offer. The number of users, the features and the scope of use are exclusively those of the accepted offer. HelloProg remains free to create or change offers for future subscriptions.

3. Subscription and authority

The customer is the entity named in the order. The person entering into the contract declares that they are authorised to bind that entity. The price, term, dates, volume, renewal and cancellation terms are presented before the contract is concluded. HelloProg may keep evidence of the order and of the version of the terms accepted.

4. Term: school year

Unless the offer states otherwise, the licence covers one school year. The start and end dates are those stated in the order, according to the country or calendar chosen. A subscription taken out during the year may cover only the remaining period if this was clearly announced before purchase.

5. Automatic renewal

Unless a specific contractual provision states otherwise, the licence renews automatically for the following school year. The renewal date and conditions are stated at subscription. Renewal in principle covers the same scope, subject to any validly agreed change. Prior reminders and any required consents are observed where the law requires them. Price changes apply only in accordance with the applicable rules.

6. Cancellation on the website

The customer may turn off automatic renewal from the licence management area at https://calmenta.app. Unless a mandatory rule provides otherwise, the request may be made at any time before the announced contractual expiry date; it takes effect at the end of the current period. Access is normally retained until that date and a confirmation is issued. Deleting the application does not terminate the contract. No pro-rata refund is automatically due for a period already paid, subject to the law and to specific commitments.

7. Invoicing and non-payment

The price results from the quote, the order or the contract, inclusive or exclusive of taxes according to the required statements. In the event of non-payment, HelloProg may request settlement and suspend the rights concerned after the required formalities, without prejudice to its legally permitted remedies.

8. Authorised users and prohibitions

Access is reserved for the pupils, classes, devices or entities included in the purchased scope. Sharing with third-party schools, resale, duplication and pooling intended to circumvent the limits of the offer are prohibited. The school takes reasonable measures to administer access rights.

9. Changes in headcount

Extensions of scope may require an accepted additional payment. A reduction in headcount during a period already invoiced does not automatically give rise to a right to a retroactive refund, unless the contract or the law provides otherwise. Commercial adjustments may be agreed.

10. Licence compliance checks

Where there are objective indications of overuse, HelloProg may request proportionate and relevant information about the use of the licences. This gives it no general right of access to school systems or to pupils’ personal data. Established overuse may give rise to a request for settlement.

11. Educational responsibility

Calmenta is a complementary training tool, with no guarantee of academic results or of conformity with every curriculum. The school retains responsibility for supervision and educational choices; HelloProg retains its own security and compliance obligations.

12. Pupil data

Each party is responsible for the processing it determines and for its legal obligations. If HelloProg processes personal data on behalf of the school, the parties conclude, where necessary, a specific data processing agreement describing in particular the purposes, security measures, sub-processors and arrangements for return or deletion. The general privacy policy must reflect the processing actually carried out.

13. Availability and evolution of the service

Technical arrangements and features may evolve for legitimate reasons, without arbitrarily depriving the customer of its contractual and legal rights. No uninterrupted operation or perpetual support for older devices is guaranteed. Early discontinuation remains subject to the obligations to provide remedies and to the applicable specific provisions.

14. Breach and suspension

In the event of fraudulent use, serious breach or non-payment, HelloProg may adopt proportionate measures, with the possibility of remedy where appropriate. It may exercise the corresponding contractual and legal remedies.

15. Intellectual property

The software and its content remain the property of HelloProg or its rights holders. The licence permits only educational use within the purchased limits; it does not authorise any transfer of the code or commercial redistribution.

16. Liability

Within the legal limits, indirect damages are not compensated and HelloProg’s contractual financial liability may be capped at the amounts actually paid under the contract during the twelve months preceding the event giving rise to the damage. The cap does not apply where the law prohibits a limitation, in particular for wilful misconduct or gross negligence.

17. End of contract and data retention

On expiry without renewal, paid access ceases. The fate of the data is governed by the applicable texts, the privacy policy and any processing agreements; neither immediate deletion nor perpetual retention is presumed.

18. Changes to the terms

Changes to the terms for future purchases may be decided by HelloProg. A change affecting a current contract complies with the accepted provisions and the legal obligations.

19. Governing law and disputes

Swiss law governs the contracts, subject to mandatory rules. For disputes between professionals, the courts of Lausanne have jurisdiction to the extent that a jurisdiction clause is valid and unless the contract provides otherwise. The parties may seek an amicable solution without restricting legal remedies.

20. Contact

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